Tässä artikkelissa kerromme, miten siirrät aikaisemmat asiakkaat ja tuotteet Procountor Taloushallinnosta Procountor Soloon.
Saat siirrettyä Procountor Taloushallinto -ohjelmasta tallentamasi asiakasrekisterin ja tuoterekisterin tiedot Procountor Soloon CSV -tiedostolla (Comma-Separated Values, pilkuilla erotellut arvot). Tässä ohjeessa tiedostot muokataan Excelissä, mutta voit käyttää muutakin taulukkolaskentaohjelmaa kuten OpenOfficea tms.
Asiakasrekisterin siirtäminen
Voit ottaa asiakasrekisterin tiedot talteen Procountorista Liikekumppaniraportilla. Liikekumppaniraportti-näkymälle pääset ohjelman kohdasta Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti.
Tässä ohjeistus asiakasrekisterin siirtämiseen CSV -muodossa Procountorista Soloon:
- Siirry Procountorista liikekumppaniraportti -näkymälle (Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti).
- Valitse liikekumppanien tyypiksi Asiakkaat. Määrittele hakuehdot, millä hakukriteereillä liikekumppaneita haetaan raportille. Rekisterin tiedot -osiosta poimi mukaan seuraavat tiedot (Valintaa helpottamaan voit painaa suurennuslasin kuvasta, joka avaa suuremman valintaikkunan):
-
- nimi
- osasto
- yhteyshenkilö
- tunnus
- asiakasnumero
- lähiosoite
- laskutusosoite
- sähköpostiosoite
- matkapuhelin
- verkkolaskuosoite
- kieli
- alv-oletus%
-
- Kun olet poiminut raportille kyseiset tiedot, paina "Jatka" -painiketta. Klikkaa tämän jälkeen "Hae liikekumppanit" -painiketta ja saat hakuehtojesi mukaisen Liikekumppaniraportin. Saat siirrettyä raportin Exceliin klikkaamalla raporttia hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Avaa Excel.
- Lataa Solon CSV -tiedosto tästä. Poimi Procountorin liikekumppaniraportilta eri kenttien tiedot oikeisiin excel -soluihin Solon CSV -tiedostoon. Kun olet siirtänyt tiedot, tallenna Solon tiedosto CSV -muodossa koneelle.
Esimerkki Solon CSV -tiedostosta.
-
- Viedäksesi tiedot Soloon, tulee tiedoston olla tarkalleen näiden kenttien mukaiset.
- Muista muokata maa-kenttä maakoodin mukaisesti esim. FI, SE jne. Kieli -kenttään maakoodi tulee pienellä.
- Kun tiedosto on muutettu CSV -muotoon, sitä ei saa avata ennen Soloon lataamista. Tiedoston muoto saattaa muuten vaihtua.
- Tarkempaan ohjeistukseen siitä, mitä tietoja ja kenttiä CSV-tiedoston tulee sisältää, pääset tästä.
Solon asiakasrekisterin tietuekuvaus
Solon asiakasrekisterin tietuekuvauksessa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot:
- Nro: kentän järjestysnumero
- Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
- Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
- Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen
- Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
- Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta
Yllä oleva kuva on esimerkkitiedosto, jossa on kolme sisäänluettavaa asiakasta.
Näin viet Asiakasrekisterin tiedot Soloon
- Siirry Solossa kohtaan Kontaktit > Näytä kontaktit
- Paina oikean yläkulman "Toiminnot" -painiketta ja valitse "Tuo kontaktit CSV -tiedostosta"
- Paina "Valitse tiedosto" -painiketta ja hae tallentamasi liikekumppani CSV -tiedosto
- Näet tuomasi kontaktiluettelon esikatselunäkymässä, jossa voit tarkastella sisään luettavia kontakteja. Kun painat "tuo kontaktit" -painiketta, kontaktit luetaan ohjelmaan- Mikäli jonkun kontaktit tuominen ei onnistu, ohjelma antaa tästä virheilmoituksen.
Tuoterekisterin siirtäminen
Voit poimia Procountorista tuoterekisterin tiedot talteen ottamalla ohjelmasta Tuoterekisteriraportin, joka löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Rekisteriraportit > Tuoterekisteriraportti.
- Valitse ensin hakuehdoista halutut hakutuloskentät ja rajaukset
- Valitse mukaan seuraavat kentät (Valintaa helpottamaan voit painaa suurennuslasin kuvasta, joka avaa suuremman valintaikkunan):
- Nimi
- Tuotekoodi
- Yksikkö
- Hinta
- ALV%
- Paina "Näytä tuoterekisteriraportti" -painiketta. Saat siirrettyä raportin Exceliin klikkaamalla raporttia hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Avaa Excel.
- Muokkaa excel -raportti Solon CSV -tiedoston mukaiseksi. Vaihtoehtoisesti voit ladata Solon CSV -tiedoston tästä ja kopioida Procountorin tuoterekisteriraportilta tiedot soluittain Solon CSV-tiedostoon vastaaviin excel -soluihin. Viedäksesi tiedot Soloon, tulee tiedoston olla tarkalleen näiden kenttien mukaiset. Tallenna tiedosto CSV -muodossa.
- Tarkemmat ohjeet tuotteiden tuomisesta Soloon, löydät täältä
Näin viet Tuoterekisterin tiedot Soloon:
- Siirry Solossa kohtaan "Tuotteet".
- Paina oikean yläkulman "Toiminnot" -painiketta ja valitse "Tuo tuotteet CSV -tiedostosta".
- Paina "Valitse tiedosto" -painiketta ja hae koneelle tallentamasi tuoterekisteri CSV -tiedosto.
- Klikkaa "Tuo tuotteet" -painiketta ja tuotteet siirtyvät Solon tuoterekisteriin.